Ustawa 2025: Rewolucyjne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców. Kompendium wiedzy dla pracodawców
Wstęp
Z dniem wejścia w życie Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, polscy przedsiębiorcy stają przed szeregiem nowych wyzwań i obowiązków. Nowe regulacje wprowadzają fundamentalne zmiany w procedurach, zaostrzają sankcje za nieprzestrzeganie przepisów i redefiniują kluczowe pojęcia związane z zatrudnieniem obcokrajowców. Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie w sposób urzędowy i syntetyczny najważniejszych modyfikacji. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla każdego podmiotu, dla którego legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce oraz zgodne z prawem powierzenie mu pracy stanowi element strategii biznesowej. Nasze biuro rachunkowe w Warszawie przygotowało kompleksową analizę, aby pomóc Państwu wdrożyć nowe wymogi.
Kluczowe definicje w świetle Ustawy z dnia 20 marca 2025 r.
Nowa ustawa precyzuje definicje nielegalnego powierzenia i wykonywania pracy. Zrozumienie tych pojęć jest fundamentem do uniknięcia dotkliwych kar finansowych.
Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi
Zgodnie z nowymi przepisami, za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi uznaje się powierzenie pracy w następujących przypadkach:
Cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nielegalnie.
Podstawa pobytu cudzoziemca nie uprawnia go do wykonywania pracy.
Cudzoziemiec nie posiada wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy wpisanego do stosownej ewidencji.
Praca jest wykonywana na innych warunkach lub na innym stanowisku niż te określone w zezwoleniu lub oświadczeniu, o ile przepisy nie dopuszczają takiej zmiany.
Warunki lub stanowisko pracy są inne niż te określone w zezwoleniu na pobyt czasowy (m.in. art. 114, 126, 127 ustawy o cudzoziemcach), z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych.
Z cudzoziemcem nie została zawarta umowa w formie pisemnej (z wyłączeniem przypadków np. powołania do zarządu spółki).
Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca
Analogicznie, ustawa definiuje nielegalne wykonywanie pracy przez samego cudzoziemca. Ma to miejsce, gdy:
Cudzoziemiec przebywa na terytorium RP nielegalnie.
Podstawa jego pobytu nie daje uprawnienia do podjęcia zatrudnienia.
Cudzoziemiec nie posiada wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia, jeśli są one konieczne.
Nowy tryb postępowania administracyjnego – Cyfryzacja i terminy
Ustawa wprowadza rewolucję w sposobie procedowania wniosków, stawiając na pełną cyfryzację.
Wnioski i odwołania wyłącznie przez system teleinformatyczny
Wszystkie wnioski o wydanie zezwolenia na pracę, a także środki odwoławcze, będą musiały być składane wyłącznie za pośrednictwem dedykowanego systemu teleinformatycznego. W przypadku awarii systemu, termin na złożenie odwołania (wynoszący 7 dni) rozpoczyna swój bieg dopiero od momentu ustania awarii i przywrócenia funkcjonalności systemu.
Brak możliwości ponaglenia i nowe opłaty
Istotną zmianą jest formalne wyłączenie możliwości składania ponaglenia do organu wyższego stopnia w postępowaniach o wydanie zezwolenia na pracę. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą jeszcze skrupulatniej przygotowywać wnioski, aby uniknąć przewlekłości postępowania. Jednocześnie, Minister właściwy do spraw pracy został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, nowej wysokości opłat skarbowych oraz szczegółowego wykazu dokumentów niezbędnych do wniosku.
Przesłanki odmowy udzielenia zezwolenia na pracę – Rozszerzony katalog
Nowe przepisy znacząco rozszerzają listę powodów, dla których organ może odmówić wydania zezwolenia na pracę. Dotyczą one zarówno podmiotu powierzającego pracę, jak i samego cudzoziemca.
Przesłanki dotyczące podmiotu powierzającego pracę (pracodawcy):
Złożenie wniosku zawierającego fałszywe dane lub załączenie podrobionych dokumentów.
Prawomocne ukaranie za określone wykroczenia (art. 84 ust. 3–5).
Powtórne ukaranie za nielegalne powierzenie pracy (art. 84 ust. 1) w ciągu 2 lat.
Skazanie za przestępstwa z Kodeksu karnego (dotyczące pracy, wiarygodności dokumentów, handlu ludźmi).
Niedopełnienie obowiązków administracyjnych, np. w zakresie zgłoszeń do ZUS.
Zaleganie z opłacaniem podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne (chyba że uzyskano odroczenie lub ulgi).
Brak wystarczających środków finansowych lub źródeł dochodu na pokrycie kosztów zatrudnienia cudzoziemca.
Brak faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej, jej zawieszenie lub likwidacja.
Stwierdzenie, że działalność podmiotu ma na celu głównie ułatwianie cudzoziemcom wjazdu do Polski.
Udaremnianie lub utrudnianie kontroli legalności zatrudnienia w okresie 24 miesięcy przed złożeniem wniosku.
Przesłanki dotyczące cudzoziemca:
Brak kwalifikacji wymaganych do pracy w zawodzie regulowanym.
Prawomocne skazanie za przestępstwa związane z fałszowaniem dokumentów.
Figurowanie w wykazie cudzoziemców, których pobyt w Polsce jest niepożądany.
Wskazanie daty rozpoczęcia pracy później niż 12 miesięcy od dnia złożenia wniosku.
Niewykonywanie pracy w Polsce w ciągu 2 lat poprzedzających złożenie wniosku, mimo posiadania zezwolenia lub oświadczenia (chyba że wystąpiły uzasadnione przyczyny).
Inne przesłanki odmowy:
Przekroczenie rocznych limitów zezwoleń określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów.
Przekroczenie limitu zatrudnienia cudzoziemców w danym podmiocie.
Powierzenie pracy przez podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej, w sytuacji gdy praca miałaby być wykonywana na rzecz osoby trzeciej.
Stwierdzenie, że celem wniosku jest pozorne zatrudnienie.
Nowe obowiązki pracodawców i zaostrzone przepisy karne
Ustawa z 20 marca 2025 r. nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków informacyjnych i administracyjnych, a ich niedopełnienie jest obwarowane wysokimi karami.
Obowiązki informacyjne i proceduralne:
Powiadomienie o zdarzeniach: Pracodawca musi powiadomić organ, który wydał zezwolenie, jeśli:
Cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty startu zezwolenia.
Cudzoziemiec przerwał pracę na okres dłuższy niż 2 miesiące.
Cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.
Przekazanie kopii umowy: Należy przesłać kopię umowy z cudzoziemcem do organu przez system teleinformatyczny w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy.
Powiadomienia przy oświadczeniach: W przypadku zatrudnienia na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, pracodawca musi powiadomić o:
Podjęciu pracy – w terminie 7 dni.
Niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni.
Likwidacja przedłużenia zezwolenia i zasada ciągłości
Zlikwidowano odrębną procedurę przedłużania zezwolenia na pracę (z wyjątkiem pracy sezonowej). Złożenie wniosku o kolejne zezwolenie w trakcie ważności poprzedniego zapewni legalność pracy cudzoziemca na dotychczasowych warunkach aż do dnia, w którym nowa decyzja stanie się ostateczna. Jest to kluczowa zmiana upraszczająca procesy związane z ciągłością zatrudnienia i legalizacją pobytu cudzoziemca w Polsce.
Nowe, zaostrzone sankcje karne – Tabela grzywien
Nowe przepisy drastycznie podnoszą wysokość kar finansowych za naruszenia. Profesjonalne biuro rachunkowe w Warszawie może pomóc w przeprowadzeniu audytu i uniknięciu poniższych sankcji.
Wykroczenie / Przestępstwo (zgodnie z art. 84 Ustawy)Wysokość Kary GrzywnyUwagiNielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowiod 3 000 zł do 50 000 złKara wymierzana za każdego cudzoziemca osobno (min. 3000 zł/os)Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemcanie niższa niż 1 000 złKara dla cudzoziemcaDoprowadzenie do nielegalnej pracy przez wyzysk/błądod 6 000 zł do 50 000 złKara wymierzana za każdego cudzoziemca osobno (min. 6000 zł/os)Żądanie korzyści za załatwienie zezwolenia na pracęod 6 000 zł do 50 000 złKara wymierzana za każdego cudzoziemca osobno (min. 6000 zł/os)Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy w formie pisemnejod 1 000 zł do 3 000 złDotyczy m.in. art. 5 ust. 2Niedopełnienie obowiązku dokonania stosownych powiadomieńnie niższa niż 500 złDotyczy powiadomień o niepodjęciu, przerwaniu, zakończeniu pracyPrzekazanie nieprawdziwych informacji o pracy na oświadczeniuod 500 zł do 5 000 złDotyczy powiadomień do urzędu pracyPowierzenie pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienianie niższa niż 6 000 złKara wymierzana za każdego cudzoziemca osobno (min. 6000 zł/os)
Jak przygotować się na zmiany? Wsparcie profesjonalistów
Skala i stopień skomplikowania nowych przepisów wymagają od przedsiębiorców gruntownej rewizji dotychczasowych procedur. Błędy w interpretacji lub niedopatrzenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.
Nasze biuro rachunkowe w Warszawie oferuje kompleksowe wsparcie w adaptacji do nowego otoczenia prawnego. Prawidłowa legalizacja pobytu cudzoziemca w Polsce jest nierozerwalnie związana z legalnością jego zatrudnienia. Pomagamy na każdym etapie tego procesu.
Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)
Od kiedy dokładnie obowiązują nowe przepisy?
Przepisy wchodzą w życie z dniem ogłoszenia Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z jej postanowieniami końcowymi. Należy śledzić Dziennik Ustaw.
Jaka jest najważniejsza zmiana z punktu widzenia pracodawcy?
Do najważniejszych zmian należą: pełna cyfryzacja procesu, nowe, liczne obowiązki powiadamiania organów oraz drastyczne zaostrzenie kar finansowych za nawet drobne uchybienia formalne.
Czy nadal będę mógł zatrudnić cudzoziemca, jeśli moja firma ma zaległości podatkowe?
Zgodnie z nowymi przepisami, zaleganie z podatkami lub składkami ZUS będzie stanowiło obligatoryjną przesłankę do odmowy wydania zezwolenia na pracę, chyba że podmiot uzyskał odroczenie terminu płatności, rozłożenie na raty lub wstrzymanie wykonania decyzji.
Złożyłem wniosek o kolejne zezwolenie na pracę tuż przed wygaśnięciem starego. Czy cudzoziemiec może legalnie pracować?
Tak. Nowa ustawa wprowadza zasadę ciągłości. Jeżeli wniosek o kolejne zezwolenie został złożony w okresie ważności poprzedniego, pracę cudzoziemca uważa się za legalną na dotychczasowych warunkach do dnia, w którym decyzja w sprawie nowego zezwolenia stanie się ostateczna.
Czy Państwa biuro rachunkowe w Warszawie pomaga w przejściu przez te skomplikowane procedury?
Tak. Specjalizujemy się we wsparciu przedsiębiorców w zakresie kadr, płac oraz legalizacji zatrudnienia. Nasz zespół ekspertów na bieżąco analizuje zmiany w prawie i oferuje kompleksową pomoc, obejmującą zarówno legalizację pobytu cudzoziemca w Polsce, jak i uzyskiwanie niezbędnych dokumentów uprawniających do pracy zgodnie z najnowszymi wymogami.
Podsumowanie
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. stanowi największą od lat reformę zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Cyfryzacja, nowe obowiązki i surowe sankcje wymagają od pracodawców maksymalnej staranności. Aby uniknąć kosztownych błędów i zapewnić ciągłość działania firmy, warto skorzystać ze wsparcia ekspertów. Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym w Warszawie, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie bezpiecznie nawigować po nowym krajobrazie prawnym.
